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Suchmaschinen im Intranet

Das Schicke am Intranet ist, dass es von innen genauso aussieht wie das Internet von außen. Daher auch der Name. Da im Intranet im Prinzip die gleiche Technologie verwendet wird wie im weltweiten Internet, gilt fast alles, was im Kapitel Suchen auf der eigenen Website geschrieben steht, auch fürs Intranet. Es gibt aber noch ein paar Punkte mehr.

Sicherheit

Firmeninterne Daten sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt, nicht einmal für alle Mitarbeiter. Die vielzitierte Gehaltsliste, die mal eben über alle Bildschirme flattert, kann einen Betrieb kurzzeitig zum Erliegen bringen. Es ist daher von allergrößter Wichtigkeit schon im Vorfeld festzulegen, wer was wo suchen darf. Besonders wichtig ist es, auf den Robot, den Datenharvester einer Volltextsuchmaschine oder die Indexierungssoftware zu achten, damit durch eine falsch gesetzte Zugriffsberechtigung oder eine unachtsam kopierte Datei nicht Informationen in den Index geraten, die da überhaupt nichts zu suchen haben. Besonders Datensammler, die sich im Filesystem bewegen, beachten die gesetzten Rechte, die für die Webfreigabe vergeben wurden, eventuell nicht.

Besonders heikel wird es, wenn eine Suchmöglichkeit auf ein Extranet ausgedehnt werden soll, also verschiedene kleine Intranets an unterschiedlichen Orten via Internet verknüpft werden sollen.

Verfügbarkeit

Dezentral vorgehaltene Dokumente müssen auch zugreifbar sein. Vor allem bei kleinen Arbeitsgruppen mit individuellen Workstations, die je nach Arbeitszeit ein- oder ausgeschaltet sind, kann es nervig werden, wenn gesuchte und im Index gefundene Dokumente auf Rechnern liegen, die gerade ausgeschaltet sind. Abhilfe schafft hier nur ein zentraler Server.

Dokumentenvielfalt

In den seltensten Fällen werden im Intranet HTML-Dokumente erstellt. Die allermeisten Dokumente sind im Format einer Textverarbeitung oder einer Office-Software verfasst. Sie müssen daher sicherstellen, dass eine Indexierungssoftware auch mit den entsprechenden Dateiformaten umgehen kann. Das gilt auch für "exotische" Formate. Wenn keine verfügbare Software mit Ihrem gewünschten Dokumentenformat umgehen kann, gibt es neben der aufwendigen Lösung, die Software entsprechend umzuprogrammieren, einen simplen Trick: Erstellen Sie einfach eine HTML-Datei mit entsprechenden Kurzinformationen, die auf das entsprechende Dokument im "Spezialformat" verweist. Wenn Sie dieses Problem öfter haben, ist allerdings eine datenbankgestützte Lösung sicher die bessere Alternative.

Wo bin ich?

Im Intranet haben Sie die Möglichkeit Datenbanken mit universellen Oberflächen zu versehen, die über den Web-Brauser bedienbar sind. Der Anwender kann daher in Verwirrung geraten, wenn verschiedene Suchmöglichkeiten, zum Beispiel die in der Kundenkartei und die Volltextsuche in der Korrespondenz allzu ähnlich ausfallen. Die Frage des "Wo bin ich?" muss auf der jeweiligen Webseite, die die Eingabemaske enthält, unmissverständlich beantwortet werden.

Hierarchien

Au weia: Der Meier hat ein Fenster mehr im Büro. Und Müllers Dienstwagen ist ein halbes Jahr jünger als der von Schmidt. Und Schmidt hat einen schnelleren Computer als Meier. Und das Schlimmste ist: Frau Hinterhuber, ganz ohne Dienstwagen, kriegt über das Intranet den geforderten Bericht über die Aktivitäten des letzten Vierteljahres viel schneller zu Papier als alle drei zusammen. Im Netz, auch im Intranet zählen Privilegien und Abteilungsdünkel plötzlich viel weniger. Die Hierarchien verflachen zugunsten erhöhter Effizienz und Produktivität. Das ist nicht in jedermanns Sinne. Wenn Sie daher über ein Intranet nachsinnieren und auch noch pfiffige Retrievalmöglichkeiten einbauen wollen, dann achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass wir an der Grenze zu einem neuen Jahrtausend stehen. Nachdrücklich. Sonst können Sie diesen modernen Kram gleich bleiben lassen. Schließlich ging es ja auch bisher ohne. Und früher war sowieso alles besser.

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Kontext:

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